Başarılı Toplantı Yapmak İçin Öneriler


Yerinde ve zamanında yapılan her toplantılar, şirketleri güçlendiren ve hedeflerine kolaylıkla ulaşmalarını sağlayan en önemli unsurlardandır. Bazı yöneticiler toplantıları çok gerekli görürken bazıları ise gereksiz ve boş zaman olarak görmektedirler. Her iki tarafında haklılık payları olmasına karşın toplantının gerekliliği ve gereksizliği konusunda ayrımlar vardır. Bu ayrımları bildiğimiz takdirde şirketimizdeki toplantıların gerekli mi gereksiz mi olduğuna karar verebiliriz.

Öncelikle toplantıları gereksiz gören yöneticilere baktığımızda genel şikayetleri, toplantıda alınan kararların, konuşulan konuların ve planlanan işlerin belli bir sonuca ulaşmamasıdır. Bütün şirket yöneticileri tartışılan konuda anlaşsa bile bu konular bazen yönetimde takılır ve bu durum yöneticileri ciddi anlamda bezdirir. Dolayısıyla sonuca ulaşmayan toplantılar çoğunlukla şirket içi anlaşmazlık ve kötü yönetimlere sebep olmaktadır. Bazı durumlarda da toplantıyı yöneten kişi bu toplantıları kendi egosunu tatmin etme amacıyla yapmışsa yani bir nevi toplantıları show haline dönüştürmüşse, o zaman alt yöneticilerin vay haline diyebiliriz. Bu durum sadece egolu yöneticiye karşı soğukluğa ve karşı tavırlara sebep olmuyor aynı zamanda şirkete karşı da tavır alınmasına ve şirketin kendi çalışanları tarafından karalanmasına sebep oluyor. Dünyanın hangi ülkesine gidilirse gidilsin, kendi çalışanları tarafından karalanan şirket uzun süreli yaşayamaz, yaşasa dahi aşırı personel sirkülasyonu yaşar. Bu ve benzeri durumlar zincirleme olarak şirketi derinden sarsar ve maalesef kötü son yaşamasına sebep olur.

Peki gerçekten toplantılar bu kadar yararlı mıdır? Bunun cevabı kesinlikle evet. Çünkü dünyanın en profesyonel şirketleri toplantıları ciddi anlamda önemsemekte ve toplantısız bir gün geçirmemektedir. Toplantılar, yeri ve zamanı doğru olduktan sonra sonuca ulaşabilir. Toplantılarda alınan kararların uygulanması ise yönetici ve tüm çalışanları motive eder ve hedefleri doğrultusunda daha emin adımlarla ilerlemelerini sağlar. Ancak bu toplantıların süreleri çok sık ve uzun olursa yukarıda belirttiğim olumsuz sonuçlarla karşılaşılabilir. Dolayısıyla toplantı yapmanın da belli kuralları vardır. Toplantı yapacak olan ve bu toplantılara katılacak olan kişiler bu kurallara ne kadar çok uyarlar ise o kadar verim alabilirler. Kısaca toplantı yapmak için gerekli olan kurallar şunlardır;

1- Toplantının Gerekliliğini Tespit Edin

Bir toplantı planlayabilmek için öncelikle gerekli olan bir konu olması gerekir. Yani toplantı yapmış olmak için toplantı yapılmamalı. Gündemler belirlenmeli ve toplantı o gündemler etrafında gerçekleşmelidir. Toplantının bir kaç farklı çeşidi vardır. Bunlardan ilk 3'ü; bir karar almak amacıyla yapılan karar toplantıları, şirketi, ürünü veya çalışan durumlarının tespit edilebilmesi için rapor toplantıları ve alınan kararlar vaya yapılacak yeni işler ile alakalı olan bilgilendirme toplantılarıdır. Planlanan toplantının bu 3 genel kategori arasında hangisi arasında olduğunun ve aciliyetinin belirlenmesi gerekir.

2- Toplantı Konusunun Önceden Duyurulması, Öğrenilmesi

Toplantının gerekli olduğuna karar verildikten sonra yapılması gereken ilk iş toplantı konusunun duyurulmasıdır. Bazı yöneticiler maalesef bu konuda zayıflık göstermekte ve toplantı konusunu önceden bildirmemektedirler. Konunun duyurulması toplantıya katılacak kişilerin bu konuda hazırlık yapmalarını ve varsa bu konuyla alakalı konuşmak istedikleri bunlara hazırlanmalarını sağlar. Dolayısıyla toplantının hazırlıklı kişilerle yapılması daha verimli olacaktır.

3- Katılımcıları İyi Belirleme

Bir yönetici toplantı yaparken herkesi çağırmamalıdır. Tabi ki zaman zaman herkesin katılımının gerekeceği toplantılar olacaktır ancak bunun dışında katılımcılar iyi belirlenmelidir. Yani siz satış ile alakalı bir toplantı yapacaksanız İnsan Kaynakları departmanını da çağırmanız doğru olmayacaktır. Toplantı konusu nasıl belirlenmiş ise o konu ile alakalı kişi veya departmanların çağırılması gerekmektedir.

4- Zamanı İyi Kullanma

Toplantıların en sıkıcı tarafları uzun sürmesidir. Toplantılar planlanırken bu toplantının kaç dakika ya da kaç saat süreceği, mola olup olmayacağı belirlenmelidir. Toplantıyı yöneten kişinin kime ne kadar süre vereceğini belirlemesi zaman yönetiminde kolaylık sağlar. Toplantılar mümkün olduğunca sıkmayacak düzeyde kısa olmalıdır.

5- Gerilimleri İyi Yönetme

Bazen toplantı esnasında konular farklı yönlere kaymakta, katılımcılar bazen gerilmektedir. Bu durumlarda toplantı yöneticisi iyi bir izleyici olmak zorundadır. Tartışma konu dışına çıkmaya başladığında araya girmeli ve konuya dönüş sağlamalıdır. Gerekirse ortamı sakinleştirebilecek hikayeler bulmalı ve anlatmalıdır.

6- Not Not Not...

Toplantıların kalıcı ve uygulanabilir olabilmesi için en önemli etken not almaktır. Toplantılar için kesinlikle ayrı bir ajandanızın olması ve toplantıda konuşulan kritik konularda notlar alınması gerekir. Bu notları toplantılardan sonra ara ara kontrol etmelisiniz. Bu durumda kolaylıkla toplantı kurallarını uygulayabilir, zamanında hedeflerinize ulaşabilirsiniz.

7- Toplantıda İyi Bir Konuşmacı ve Dinleyici Olun

Toplantılarda sadece yöneticinin konuşması hiç bir şey ifade etmez. Katılımcılar sohbet havasında konuları konuşmalıdırlar. Kendi konuşmanızı yaptıktan sonra diğer konuşmacıları da iyi dinlemek gerekir. Bu hem beyin fırtınası gibi farklı yorumları duymanızı hem de yeni fikirler keşfetmenizi sağlar. Toplantılar karşılıklı tartışmalar sayesinde verimli hale gelir. Tek kişinin konuşması toplantıyı anlamsız kılar. Zaman kaybından öteye geçemez.

8- Toplantı Kararlarını Astlarınıza Bildirin

Yapılan en büyük yanlışlardan biri de toplantı sonrası yöneticilerin kararları astlarına bildirmemeleri. Her karar ast çalışana açıklanmayabilir ancak genel havasıyla toplantı astlara anlatılırsa en yukarıdan aşağıya hedefler, kararlar öğrenilir, tüm şirket bu doğrultuda çalışmalarını gerçekleştirir. 

Bu yazı daha önce kez okundu.

Hiç yorum yok

Blogger tarafından desteklenmektedir.